Check list para quien tiene la responsabilidad de dirigir


 


Diego Mantilla Ortiz

Presidente ejecutivo - Grupo TCC
PADE de INALDE Business School

 

Aunque para un directivo el proceso de toma de decisiones se convierte en una actividad diaria natural e inconsciente, bien vale la pena estructurar su proceso para conseguir resultados que marquen la huella que persigue un verdadero líder.


 

Sin importar la edad que tengamos o a qué nos dediquemos, nuestra vida se rige por la toma de decisiones, proceso que se vuelve tan natural y cotidiano que normalmente no nos damos cuenta de ello.

Durante el día ejecutamos un proceso sistemático para tomar decisiones y avanzar, desde qué ropa nos ponemos, con quién almorzaremos, a qué hora saldré de la oficina y muchas otras más. Las decisiones se convierten en la guía y norte de nuestro actuar. De la misma forma ocurre en el mundo corporativo; nuestro día a día en el trabajo está lleno de decisiones. En la medida que alcanzamos cargos directivos, uno de los focos de nuestro trabajo es la toma de decisiones. Por algo dicen que los directivos son los que al final deciden.

Aunque muchas de nuestras decisiones son inconscientes y se rigen por un proceso que hemos desarrollado en nuestra mente, a partir de la experiencia y aprendizajes, es normal que ante grandes y difíciles situaciones, hagamos un proceso más consciente, estructurado y con análisis de las posibles consecuencias. Si bien, el proceso se vuelve natural e inconsciente, en ocasiones la importancia de la decisión que debemos tomar nos obliga a tener una visión más estructurada. Para ello, los directivos pueden tener en cuenta los siguientes elementos:

Aproveche su energía limitando el número de decisiones diarias

Varios estudios científicos han demostrado que tomar decisiones consume altas dosis de energía de nuestro cerebro. En la medida en que decidimos cosas, el poder cerebral se limita y, cuando se agota, puede llevar a que tomemos malas decisiones por simple fatiga. Por eso, muchos directivos famosos como Steve Jobs y Mark Zuckerberg han sido reconocidos por vestirse de la misma manera todos los días (una decisión menos) y tienen prácticas para limitar el número de decisiones que toman diariamente. Así, guardan esa energía para lo realmente importante o trascendental.

Una buena recomendación es disminuir el número de decisiones y dejar que otros elijan sobre lo menos trascendental, por ejemplo, dónde almorzar, o qué plato pedir del menú.

Cree un listado de alternativas y criterios de decisión

Cuando tenemos al frente una decisión compleja que tomar, una buena práctica es listar las posibles alternativas. El ejercicio ayuda a identificar los distintos cursos de acción, así como a visualizar qué podría ocurrir para cada una de las alternativas y, por último, a esbozar los criterios con los cuales se hará la selección de la mejor alternativa.

Algunas de las decisiones solo plantean dos alternativas (tipo binario), lo cual hace que esta recomendación sirva más para identificar los criterios de decisión.

Junto con el listado de alternativas se van identificando los criterios de decisión, los cuales se podrían definir como los elementos que, de acuerdo con el objetivo, permiten evaluar cuál es la decisión acertada. Solo así es posible hacer una evaluación de cada alternativa y escoger la más adecuada.

Al principio puede parecer una tarea bastante engorrosa: listados de alternativas y criterios de decisión. Sin embargo, con el tiempo y la práctica se aprende a hacer un proceso ágil y rápido (a veces solo hacerlo mentalmente es suficiente). De hecho, durante la elaboración de los listados de alternativas y criterios se descartan elementos que no agregan valor para el proceso.

“El principio de la acción es la elección, y el de la elección, el deseo y la elección orientada a un fin. Por eso ni sin entendimiento y reflexión ni sin disposición moral hay elección”. ARISTÓTELES

Considere los riesgos

Es probable que ante la decisión tomada no tengamos certeza de todos los impactos y consecuencias que debamos enfrentar en el futuro. Generalmente, no siempre contamos con toda la información necesaria para evaluar nuestra decisión y no podemos esperar a recopilarla. ¿Qué hacer en estos casos en los que los impactos son tan grandes o no tenemos certeza?

Para ello, el análisis de los riesgos se constituye en una herramienta importante, pues las consecuencias derivadas de las decisiones conllevan grandes riesgos que se deben identificar y tratar de valorar. Existen diversas metodologías de evaluación y valoración de riesgos, pero requieren dedicación y tiempo.

El análisis de riesgos no debe ser asumido como algo que nos llene de miedos o temores y que nos inhiba de tomar alguna decisión, pues ante la incertidumbre esto podría “paralizarnos”. En realidad, este análisis nos debe aumentar la confianza y, asimismo, ayudará a identificar posibles decisiones o acciones futuras para prevenir estos riesgos, o para mitigarlos en caso de que se materialicen.

Ante decisiones muy complejas, cargadas de incertidumbre y con grandes riesgos, se puede hacer el ejercicio del peor escenario: ¿qué pasaría si, ante la decisión tomada, se materializa el peor de los riesgos con el máximo de sus impactos? A veces nos damos cuenta de que sobrevaloramos el riesgo y que los impactos no son tan grandes, lo cual nos da confianza. En otras ocasiones es necesario tomar medidas para este escenario, lo cual seguramente nos dejará preparados para los escenarios menos catastróficos que, por las probabilidades, serán los de mayor posibilidad de ocurrencia.

Asuma la responsabilidad más que el poder

Generalmente, se asocia la potestad de la toma de decisiones con el poder. Ser quien toma las grandes decisiones da una gran sensación de poder y autoridad. En realidad, es una gran responsabilidad que debe asumirse con seriedad y profesionalismo. Llegar a tomar esas “grandes decisiones” viene gracias a que se ha demostrado la capacidad para hacerlo y de contar con visión sistémica que permita evaluar el camino elegido en un contexto más amplio.

También es una responsabilidad del directivo entender que en su proceso de toma de decisiones siempre debe estar acompañado de su equipo. Normalmente, los procesos que terminan en una decisión vienen acompañados de aportes de muchas personas en la organización, así que también es responsabilidad del directivo dar un espacio de participación a otros, de hacerles saber que los necesitamos en el proceso y reconocer que esos aportes son claves para elegir el mejor camino. Muchas veces los ejercicios son tan poderosos, llenos de criterios muy bien elaborados de gente talentosa, que la decisión prácticamente ya está tomada; solo se necesita la validación final. Esto da pie a la siguiente recomendación.

Decidir que otros decidan

Es una tarea inútil pretender que un directivo tenga control y sea quien deba tomar todas las decisiones en grandes y complejas empresas. Además, vuelve lenta a la organización y limita el despliegue del potencial de sus colaboradores. Así, una buena decisión es dejar que otros decidan. Por medio del empoderamiento, la habilitación del talento y, sobre todo, la confianza se puede llevar a que una organización tome las decisiones en el nivel jerárquico adecuado (normalmente más bajo de lo que se cree). Esto lleva a que los líderes de las organizaciones se enfoquen en acompañar a los miembros de la compañía a tomar decisiones, darles criterio, formarlos y, como es normal que ocurra en caso de error, generar los espacios de reflexión y aprendizaje.

Apóyese en sus principios y valores

Aunque parezca obvio, siempre en las grandes decisiones se pueden validar los criterios para tomarlas, así como las posibles consecuencias. Cuando vemos coherencia entre nuestras acciones con nuestros principios y valores, encontramos paz y confianza en que, a pesar de los riesgos, hemos hecho lo correcto. En caso contrario, si no vemos coherencia o nos quedan dudas, podemos repasar el ejercicio, revisar las alternativas y los criterios para hacer los ajustes necesarios.

Encuentre en los errores oportunidades de reflexión y aprendizaje

Debemos entender que en nuestro proceso de toma de decisiones cometeremos errores. Cuando se presenten, podemos aprovechar esta oportunidad para reflexionar y aprender y no para castigarnos o reprocharnos por la equivocación.

En un artículo de Khatera Sahibzada, profesora adjunta de Psicología Aplicada de la Universidad del Sur de California - Dornsife College of Letters, Arts and Sciences, “Este antiguo consejo podría hacerte un mejor líder” (traducción al español) hay grandes enseñanzas aplicables al proceso de la toma de decisiones.

La reflexión, diferente al pensamiento crítico (que es el que usamos para tomar decisiones), nos ayuda a entender nuestras creencias, pensamientos y cómo estos influyen en nuestras decisiones. La reflexión nos da confianza para hacer las cosas y mejora la comprensión de lo que hacemos.

Así que, como recomienda la profesora Sahibzada en su artículo, dedicar 15 minutos diarios a la reflexión nos puede ayudar a mejorar nuestro proceso y a aprender de los errores. Preguntarse ¿qué hubiera hecho hoy de manera diferente?, nos ayuda a iniciar esa conversación interna y facilitar la reflexión. Estos elementos, sumados a la tolerancia a la ambigüedad; valorar la diversidad, la flexibilidad y una gran capacidad de escucha, nos pueden ayudar a mejorar y a reforzar nuestro proceso de toma de decisiones, así como también a ayudar a otros a mejorar el suyo.

Una decisión, más que un punto de llegada, es la apertura de un nuevo camino para seguir tomando otras más importantes para el futuro.
 

- Artículo publicado en la Edición N° 50: Decisiones, el corazón de una estrategia eficaz, de la Revista INALDE -