Introducción
Este artículo pretende brindar una guía útil para la ejecución de sus estrategias para este año. Veremos en primer lugar el concepto de ejecución de la estrategia; luego, unas recomendaciones prácticas para lograr una ejecución sobresaliente en su organización. Por último, presentaré una metodología práctica que ayude a su empresa a ejecutar sus propósitos de comienzo de año.
Un concepto sencillo y al alcance de la mano
Antes de explicar la ejecución, vamos a usar un concepto simple de estrategia. La estrategia es la recolección de información que lleva a cabo la empresa sobre clientes, entorno y competidores para tomar las mejores decisiones. Es decir, aquellas que aseguran el logro de unos excelentes resultados económicos para la empresa.[1]
La ejecución de la estrategia consiste en el proceso en el que ponemos por obra la estrategia de la empresa. O sea que es el proceso en el que llevamos a la práctica esas decisiones que surgen después de haber pensado a fondo la estrategia.
Por estas razones quiero presentarle a mis lectores una definición operativa de ejecución de la estrategia nos puede ayudar a mejorar esta capacidad empresarial a medida que la apliquemos en la empresa. La ejecución de la estrategia en términos simples es HCS, o sea, “hacer que las cosas sucedan”.
El núcleo de esta definición es la acción, pero se trata de un tipo especial de acción. Por un lado, es acción coordinada y, por otro lado, es acción colectiva. O sea que la ejecución de la estrategia tiene como núcleo una acción organizada y coordinada. Resultado de esto, la ejecución no es una tarea individual sino una tarea asociativa y colaborativa de toda la organización.
Como profesor del método del caso y como asesor empresarial muchas veces encuentro que las pérdidas financieras de una empresa no son un problema financiero. Son el resultado de una vaga estrategia y una muy débil cultura de la ejecución. En este sentido, tanto la calidad de las decisiones estratégicas como la eficacia en ejecución reflejan los resultados económicos de la empresa en el estado de resultados, o sea en el PyG.
¿Por qué nos cuesta ejecutar las estrategias?
Basado en la investigación de autores, consultores y mi propia experiencia puedo señalar que son tres los obstáculos que impiden una efectiva ejecución de la estrategia en las empresas.
Primer obstáculo: El torbellino[2]
El torbellino es el conjunto de situaciones diarias y urgentes que nos absorben y nos capturan la atención y, como resultado de esto, el torbellino nos obliga a actuar sin dilación o dudas por la urgencia y necesidad de respuesta. Los ejemplos clásicos del torbellino son los correos, los plazos de entrega, las llamadas, las reuniones y todas aquellas solicitudes diarias que son urgentes y no dan espera. Ante el torbellino no nos queda otra alternativa distinta a la reacción rápida.
Segundo obstáculo: La indisciplina e inconsistencia
La indisciplina y consistencia es la incapacidad de las personas de tomarse en serio las metas y objetivos y actuar según las circunstancias de cada momento. La mejor manera de saber si somos disciplinados y consistentes frente a las metas y objetivos es respondiendo de manera positiva al siguiente cuestionario
- ¿Tiene metas y objetivos?
- ¿Tiene metas y objetivos por escrito?
- ¿A esas metas y objetivos les hace un seguimiento? ¿Anual? ¿Trimestral? ¿Mensual? ¿Semanal? ¿Diario?
Probablemente la primera respuesta es un rotundo sí. Las siguientes preguntas tienen menos posibilidad de respuesta positiva. Eso la sabemos por la experiencia que tenemos al trabajar con diferentes directivos y empresarios de diferentes industrias.
Tercer obstáculo: La dispersión
La dispersión es la necesidad de querer abarcarlo todo. Esto significa el deseo de un directivo de querer perseguir muchas metas a la vez. Esto se traduce en muchos productos, mercados, iniciativas, proyectos y, en especial, reuniones y llamados a la acción que terminan por llenar las agendas y generar mucho movimiento al interior de la organización.
Un método eficaz
Después de muchos años de participar en ejercicios de planeación estratégica siempre me quedaba la sensación de insatisfacción por el resultado y una sensación de pérdida de tiempo. Sin embargo, gracias a varias experiencias empresariales y académicas llegué al convencimiento que un proceso de planeación estratégica puede ser eficaz usando de manera disciplinada una metodología.
Confieso que uno de los métodos que más me han gustado -después de haber leído infinidad de autores y haber participado en un centenar de ejercicios- es el método de las 4 disciplinas de la ejecución de Franklin Covey. Por eso, voy a explicarte esta metodología que complementaré con las ideas del inversor John Doerr y el oráculo de Omaha, Warren Buffett; así como, mi propia experiencia.
Las 4 disciplinas de la ejecución (4DX)[3] consta de unas actividades clave que nos llevan a lograr la eficacia a la hora de ejecutar la estrategia en las organizaciones. La principal característica de esta metodología es lograr la ejecución de la estrategia en medio del torbellino, a través, de una filosofía de la dirección basada en el enfoque, la acción consistente, la medición y la responsabilidad de las personas ante la organización.
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El camino de las 4 disciplinas de la ejecución
Primera disciplina: enfocarse en seleccionar las Metas Crucialmente Importantes (MCI)
Esta es la disciplina del foco, es decir, la disciplina de la priorización de las metas, ya que, el directivo debe escoger las 2 o 3 metas más importantes de la organización en un periodo de tiempo. Estas metas deben ser específicas, medibles, alcanzables, realistas y, sobre todo, definidas en el tiempo. Covey usa la siguiente fórmula para ilustrar la redacción de este tipo de metas: “De X a Y en tanto tiempo”.
Warren Buffett tiene la costumbre de hacer una lista de 25 metas al comienzo de cada año y, sobre esta lista, lleva a cabo un proceso de selección en orden de las 5 primeras. Una vez ordena la selección se enfoca en cada una de ellas. Las que quedan por fuera de esta priorización salen de la mente de Buffet; mientras que las primeras reciben toda la atención posible en su agenda personal.
Segunda disciplina: actuar sobre medidas de predicción clave
Esta disciplina consiste en escoger las actividades más críticas, esto es, aquellas actividades que más nos acercan al logro de los (MCIs). Se trata de las actividades tipo “Pareto”, o sea, las acciones mínimas que nos aseguran el máximo de los resultados. Bajar de peso es el ejemplo clásico que nos ayuda a comprender esta disciplina. Si bajar de peso es la meta, entonces, las medidas de predicción más importantes serán: menos calorías al día y más horas de ejercicio.
John Doerr explica de manera brillante las medidas de predicción en un TED que te recomiendo, Why the secret to success is setting the right goals, en el que muestra las medidas de predicción como los KR (Key Results) o indicadores clave que nos llevan a una fórmula: cumplimos, no cumplimos: simple. Así son las medidas de predicción, indicadores simples que te indican si estas cumpliendo o no con las metas que nos conducen a los MCIs.
Tercera disciplina: crear un tablero de resultados para la rendición de cuentas
Esta disciplina tiene que ver con hacer visible en la organización los resultados, a través, de gráficos los logros más importantes medidos en indicadores y ratios que evidencien el cumplimiento de las MCIs, así como, el cumplimiento de las medidas de predicción o KR.
Esa disciplina parte de una idea y es entender los negocios como un juego. Naturalmente, el juego cuando lleva un registro y un marcador genera más espíritu competitivo y deseo de ganar el juego, lo cual exige aún más a los jugadores. Contar con un tablero de resultados es una manera de recibir retroalimentación permanente sobre el juego y qué acciones debemos llevar a cabo para ganar el partido.
Metodologías como el BSC (Balanced ScoreCard o Cuadro de Mando Integral) son muy útiles para llevar a cabo estos ejercicios de construcción y definición de indicadores.
Cuarta disciplina: establecer una cadencia de seguimiento para la rendición de cuentas
Por último, la disciplina cuatro es la principal y la que olvidamos frecuentemente en la organización, porque es la disciplina donde se gesta la ejecución, esto es, en el seguimiento constante, periódico y disciplinado de la estrategia.
Esta disciplina consiste en definir en el calendario unos momentos específicos del año para pasar la gente al tablero y pedirle una rendición de cuentas de los MCIs, de las medidas de predicción y, naturalmente, del tablero de resultados. Esta disciplina nos ayuda a vivir el valor de la responsabilidad de las personas con los resultados esperados por la organización.
Mi recomendación a los gerentes generales es que una vez se construyan las metas anuales, se fije en el calendario la fecha en la que se llevarán a cabo las reuniones de seguimiento estratégico a las metas. En este sentido, resulta tremendamente útil dividir el año por trimestres o Qs (Quarters) para agendar las reuniones a la semana siguiente de haber cerrado un trimestre.
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Conclusión
Finalmente, vale la pena señalar que la clave de la ejecución es la disciplina que consiste en vivir unos principios difíciles de vivir por el sesgo cognitivo de la aversión a la perdida. Por ejemplo, el principio de “Menos es más”, porque elegir pocas metas nos hace sentir poca cosa, lo cual es un gran error. Asimismo, el principio de aprender a decir no, también nos hace sentir mal con los demás y nuestro ego se resiente de no poder generar el reconocimiento permanente de los demás y, por último, el principio de escasez tenemos más oportunidades e ideas que tiempo y recursos para llevarlos a cabo, por eso, el enfoque y el orden.
La ejecución sabemos que se lograr cuando somos capaces de “hacer que las cosas sucedan”, o sea, cuando somos capaces de lograr resultados a través de otros. Por eso, Drucker insistía en que el management era sobre todas las cosas alcanzar el desempeño y el desempeño se logra mediante resultados.
En resumen, tu palanca más poderosa para alcanzar las metas es la ejecución. El resto son sofisticaciones.
Referencias
- Covey, Sean y otros (2019), Las 4 disciplinas de la ejecución, Editorial Penguin Random House Group, Bogotá.
- Doerr, John (2019), Mide lo que importa, cómo Google, Bono y la Fundación Gates cambian el mundo con los OKR, Editorial Penguin Random House Group, Bogotá.
- Harreld, Bruce (2014), Ejecución de la estrategia, Serie de estrategia, Harvard Business Publishing.
- Tracy, Brian (2019), Controla tu tiempo, controla tu vida, Editorial Taller del éxito, Bogotá.
Videos
TED: https://www.ted.com/talks/john_doerr_why_the_secret_to_success_is_setting_the_right_goals
Warren Buffet y el establecimiento de metas: https://www.youtube.com/watch?v=_mxgOwwQFSg
Páginas WEB: https://www.whatmatters.com/ https://franklincovey.com.co/programas/las-4-disciplinas-de-la-ejecucion/
[1] Harreld, Bruce (2014).
[2] Concepto usado por Covey, S. (2019).
[3] Metodología creada por Covey, S. (2019) y el equipo de Franklin Covey.
