Por Jorge Iván Gómez, profesor de Dirección General de INALDE Business School y Santiago Sena, profesor de IEEM Business School.
“En mi caso personal, la crisis ha despertado en mi sentido agudo de observación, de disciplina, de productividad, de simplicidad, de solidaridad, de ahorro, de optimización, de generosidad y una alta capacidad de multitarea” Palabras de un alumni INALDE respecto de la crisis.
INALDE Business School lideró una encuesta regional entre la comunidad de Alumni de cinco escuelas de negocios de Latinoamérica, conformada por dueños de empresas, directores generales y directivos funcionales, sobre los principales problemas y situaciones que más les preocupan luego de la crisis económica y social desatada por el Covid-19. El resultado de esta encuesta nos permitió desarrollar estas reflexiones y, por supuesto, formular unas estrategias para afrontar con efectividad la crisis.
Este documento está dedicado, primordialmente, para tres audiencias: empresarios, directivos y equipos directivos, tanto de Colombia como de la región, en general. Por esta razón, desglosaremos las estrategias según el tipo de audiencia, de tal forma que por medio de este trabajo se entable una comunicación más directa con el lector.
A continuación veremos cada una de las estrategias y finalizaremos con unas conclusiones generales de este estudio que ayudarán a reflexionar sobre nuevas ideas y a reforzar otras, con el fin de actuar con efectividad en momentos de alta incertidumbre.
Estrategias para directores generales
1. La estrategia de la revitalización de las ventas
La mayor preocupación entre los encuestados es la caída de las ventas. De hecho, el 83% de los encuestados considera que las ventas caerán entre moderada y dramáticamente en 2020. Asimismo, el estudio muestra que la acción que más han priorizado los empresarios y directivos es frenar la caída de las ventas. De igual modo, sus mayores temores radican en no tener certezas sobre cuánto durará la cuarentena y el hecho de que se genere una cadena de cesación de pagos a lo largo de las cadenas de valor. Una sola palabra resume, a la vez, la mayor preocupación, la principal apuesta y el más profundo temor de los empresarios colombianos: las ventas.
Lo anterior es lógico si consideramos que solo el 31 % de los encuestados tenía mecanismos de venta online y que el 13.2 % lo vienen desarrollando en la actualidad. Esto nos indica que el impacto para los encuestados es muy alto por la dependencia de los canales físicos tradicionales.
Gestione su empresa como si fuera 100% digital. La crisis del Covid-19 acelera una revolución silenciosa que se venía gestando: se trata de la transformación digital de las empresas y organizaciones. La manera de revitalizar las ventas se basa en el desarrollo del canal digital y transaccional en la web, las aplicaciones móviles, los call centers, los robots, la inteligencia de bases de datos y, especialmente, en la búsqueda de un link entre las redes sociales y la creación de leads para las ventas. La consecuencia de esta acción es la necesidad de fortalecer la logística y la capacidad de distribución de las empresas con agilidad, calidad y seguridad.
Por ejemplo, los supermercados se han visto en la necesidad de llegar primero a la carrera por las ventas por medio de canales digitales como las aplicaciones móviles, la web y los domicilios telefónicos. El primero que llegue y lo haga bien es el que se va ganando la fidelidad de los clientes. No solo se trata del first mover advantage, sino de no quedar completamente afuera del futuro.
Enfoque todos sus esfuerzos en seguir vendiendo y genere un sentido de urgencia en toda la organización sobre la importancia de mantener las ventas. Además, busque nuevas maneras de seguir vendiendo en otros canales que ofrece internet. Las acciones más concretas son: crear y ajustar los productos y servicios, adquirir capacidades nuevas y redoblar los esfuerzos logísticos y operativos para que cada cliente se sienta satisfecho en el valor que está buscando.
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2. La estrategia del trabajo remoto
Antes de la crisis, el 39 % de los encuestados manifestaron que el teletrabajo o trabajo remoto no era una posibilidad dentro de su empresa, pues se sentían cómodos con el hecho de que las personas realizaran su trabajo en la oficina. Sin embargo, en la actual coyuntura les preocupa el hecho de no tener arraigada en la empresa una cultura del trabajo remoto o del teletrabajo.
Profundice en conocimiento, conceptos y arraigo sobre el teletrabajo y el trabajo remoto, lo cual significa dotar a la organización de una cultura de la confianza, respeto de los horarios y promoción de nuevas maneras de entender el bienestar y las motivaciones de las personas. Se trata de volver a conocer a cada persona en función de su nuevo contexto. No se puede exigir sin más, tal cual se hacía antes: hay que telefonear a los equipos para constatar las condiciones materiales del espacio, si los trabajadores tienen gente a cargo, entre otras cuestiones que, inevitablemente, afectarán el foco en la gestión laboral.
Por ejemplo, Keith Ferrazzi en el artículo Getting Virtual Teams Right, publicado en HBS, señala que la cultura del trabajo remoto requiere de nuevas reglas de juego, pero también claridad en las metas y el desempeño esperado de cada persona. Para nuestro caso, la afirmación de Ferrazi significa que no podemos dirigir la empresa de manera igual y, por el contrario, es necesario adaptar nuevas formas de dirigir, estableciendo nuevos protocolos de trabajo y reinducción a las personas sobre el trabajo remoto.
Un buen plan de acción sobre este punto implica cuatro acciones concretas: en primer lugar, hacer un inventario de las condiciones de cada uno en materia de trabajo remoto; en segundo lugar, asegurarse de que se cumpla una inducción completa sobre la nueva manera de trabajar; en tercer lugar, construir y comunicar protocolos de colaboración, comunicación y etiqueta en el teletrabajo; y, en cuarto lugar, entender la capacidad de nuestros equipos para responder a la demanda en su nuevo contexto vital.
3. La estrategia del trabajo en la nube y la ciberseguridad
Ante la pregunta si había digitalizado algún proceso, el 53 % de los encuestados afirmaron que no y cerca del 9 % no contaban con información en la nube. Asimismo, el 35% de los encuestados afirmaron no contar con un sistema de ciberseguridad.
Llevé su empresa a la nube lo más pronto posible. Genere una cultura de cero papeles y gestione una adecuación de todos los procesos para que todo fluya digitalmente a través de sistemas de información ágiles como intranet u otras aplicaciones como Drive de Google y Sharepoint o One Drive de Microsoft. La clave es documentar todo en la nube para asegurar que el conocimiento de la empresa pueda ser compartido y todas las personas puedan acceder a toda la información en un lugar común y seguro.
Por ejemplo, la empresa Automatic, creadora de WordPress, con más de 800 empleados en más de 67 países, ha sido pionera en el teletrabajo y basa el éxito de su operación en tres reglas fundamentales: procesos documentados en la nube, autonomía de los trabajadores y, sobre todo, asegurar que el trabajo desde casa sea deliberado, es decir, adaptado a la realidad de ser una empresa sin sede física. Por eso, Automatic apoya con recursos la conectividad, el espacio de trabajo en casa y la libertad de elegir el lugar de trabajo que la persona elija.
Un buen plan de acción es generar la cultura de publicar todos los archivos en lugares compartidos y evitar el exceso de correos electrónicos deambulando sin control. La clave es generar una cultura de los lugares comunes tanto de información como de edición de documentos. Es increíble lo poco que utilizamos el intranet y las plataformas de colaboración empresarial online en las organizaciones para estar enterados de lo que sucede en las reuniones o lo que se decidió en los comités directivos. De todos modos, el mejor plan de acción es la comunicación incesante de la alta dirección con el resto de la organización.
4. La estrategia del bienestar y la calidad de vida en el nuevo sitio de trabajo
Los encuestados manifestaron que, en algún momento de la cuarentena y, especialmente, después de la declaración de pandemia, han sentido emociones de miedo, angustia, estrés, problemas gástricos, insomnio e hipertensión. Asimismo, con ocasión de estas emociones han tenido reacciones como el mal genio, la irritabilidad, el enojo y la tristeza.
Cree una nueva agenda para las unidades y departamentos de gestión humana. Se trata de promover activamente sesiones de bienestar y autocuidado; fomentando, en especial, las siguientes actividades: un sueño regular de ocho horas diarias, alimentación sana y balanceada alta en verduras y frutas y, sobre todo, ejercicio diario basado en cardio, estiramientos y respiración consciente. En último término, se trata de crear una cultura que mitigue los efectos adversos del sedentarismo y el exceso de conectividad; identificando el hábitat de cada colaborador y los riesgos de salud originados por inadecuadas instalaciones para el trabajo remoto. Otra manera de reducir el estrés entre sus colaboradores es mantener una comunicación regular, abierta y franca. El acceso a la información, incluso si se trata de noticias regulares o malas, es preferible a la incertidumbre. Es momento de contener a los equipos y de comunicar con claridad las novedades.
Muchas compañías que han adoptado el trabajo remoto velan por ayudar económicamente a sus empleados en infraestructura básica y también en conectividad; asimismo, procuran apoyar con recursos la creación de ambientes de trabajo personalizados en los hogares y facilitan material con la imagen corporativa de la empresa para generar sentido, comunidad y, sobre todo, identidad. Muchas personas que trabajan de manera remota conservan sus tablones con recordatorios, teléfonos y actividades sociales de la empresa como fotos, recuerdos y elementos de oficina de la empresa.
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Estrategias para empresarios y accionistas
La caída de las ventas de las empresas, debido al congelamiento total de la demanda y a la falta de confianza en la situación económica de la sociedad ha generado una crisis de efectivo en la economía porque el consumo se contrajo y las expectativas generaron la contracción del crédito como motor del crecimiento económico.
5. Estrategias de gobierno corporativo
Aumente la periodicidad de su junta y convóquela para tratar de tomar más y mejores decisiones de calidad. No aspire a acertar en todas las decisiones sin la voz y el consejo de otras personas con experiencia y capacidad. Las mejores herramientas son Zoom y Teams porque permiten ver las caras de los interlocutores y generar diálogos basados en datos y estudio previo. Es un error prescindir de las juntas en estos momentos. Por el contrario, es la oportunidad perfecta para activar comités, equipos de crisis y de valoración de nuevas oportunidades de negocios. En este sentido, un 26.8% de los encuestados admitió estar evaluando iniciativas sin considerar el impacto de estas en el largo plazo. La tarea directiva implica no solo capear las tormentas, sino también dirigir la empresa hacia océanos azules. Lo mejor que puede hacer la compañía es juntarse a pensar y discutir.
6. Estrategias de junta directiva
Fomente en la dirección general la discusión y las pruebas sobre los nuevos canales de venta y, sobre todo, dote a la dirección de más capital de trabajo para emprender nuevos proyectos que generen clientes nuevos. A la par, traslade los ahorros conseguidos a experimentar con nuevas ideas y aventuras empresariales para innovar en productos y servicios de valor mediante iniciativas que integren, además, el internet, la tecnología y la inteligencia de los datos. Por último, promueva una orientación de la empresa hacia los costos variables para mitigar los impactos de las caídas en ventas. Quizás el Covid-19 sea una oportunidad para replantear la razón entre costos fijos y variables, promoviendo la tercerización de ciertas actividades para mitigar riesgos en situaciones futuras de crisis.
Estrategias para el equipo directivo
7. Estrategias de efectividad personal
Evite el exceso de reuniones. Si nos mantenemos reunidos, surge una pregunta: ¿a qué hora hacemos nuestro trabajo? Muchas reuniones se pueden evitar mediante una llamada, un mensaje de voz o, incluso, con el paso del tiempo. Por eso, antes de convocar a una reunión piense si es la mejor manera de lograr el objetivo. En las plataformas, el uso del chat interno ayuda a que los aportes circulen sin necesidad de interrumpir a los demás.
Digitalice su trabajo. Pida a su empresa capacitación en todas las herramientas colaborativas con el fin de dominar el nuevo entorno tecnológico, especialmente, lo relacionado con los repositorios comunes de archivos y los lugares como intranet. De igual forma, la empresa debe disponer de espacios para capacitar en las nuevas tecnologías y asegurar que todos estén bajo el mismo lenguaje digital.
Haga reuniones cortas y con agenda y así evitará el multitasking. Cuando las reuniones se alargan y las personas divagan estamos haciendo un llamado al multitasking. Por esto, el moderador de la reunión tiene que ser concreto y buscar que la agenda avance con conclusiones, decisiones y planes de acción.
Cuide los horarios y tenga hábitos. Recuerde que en tiempos de Covid-19 las enfermedades mentales han sido grandes protagonistas en el mundo de la empresa y la organización. Por esto, cuide su mente, sus pensamientos y, especialmente, el consumo de noticias. Sea selectivo. La mejor manera de vivir con bienestar y trabajar con eficacia es mantener el equilibrio entre el trabajo, la familia, el deporte, el sueño de calidad, la respiración profunda y, sobre todo, la alimentación sana y nutritiva. Aun en cuarentena, la comida chatarra puede esperar.
Conclusión
Después de conocer las respuestas de los alumni hemos llegado a unas conclusiones que nos permiten concluir que el tema más sensible de esta crisis es la supervivencia empresarial. La caída de las ventas en una empresa significa sobre todo un gran interrogante por el futuro. Esto nos enseña que debemos esperar lo mejor de la vida, pero, al tiempo, prepararnos siempre para lo peor. Por eso, el ahorro y la prudencia financiera siempre nos confirman que la economía, como sistema complejo, tiene ciclos positivos y negativos.
En segundo lugar, constatamos que el trabajo remoto y, especialmente, el trabajo remoto bien hecho se constituye en una gran necesidad empresarial de adaptación al nuevo entorno económico y social. Los hechos demuestran que no se trata de mandar a la gente a la casa, sino que es preciso activar estrategias para asegurar su efectividad.
En tercer lugar, el trabajo debe seguir siendo fuente de satisfacción y bienestar. Por eso es fundamental crear culturas de autocuidado, campañas de bienestar y, sobre todo, el fomento de vidas enriquecidas en ámbitos y entornos de familias unidas, amistades sólidas y, concretamente, más solidaridad social.
Haz clic en el siguiente enlace para acceder al resultado de la encuesta: https://bit.ly/379qUhe
